Slik velger du arbeidsordresystem for små bedrifter

Små bedrifter har ikke råd til å velge feil system. Her er sjekklisten som hjelper deg å velge riktig arbeidsordresystem – uten å betale for funksjoner du ikke trenger.

Start med behovene – ikke funksjonslisten

Leverandørene selger funksjoner, men dere trenger løsninger på konkrete problemer. Før dere ser på et eneste system, skriv ned de tre største problemene i driften i dag. Er det fakturering som tar for lang tid? Timer som blir borte? Feil fordi informasjonen ikke når frem til montøren? Systemet dere velger, skal løse de tre problemene – resten er bonus.

Pris: regn på faktiske kostnader

Sammenlign priser på årsbasis, ikke månedsbasis. Sjekk hva som følger med i grunnpakken, hva som koster ekstra per bruker, og om det er bindingstid. Et system til 699 kroner i måneden med alt inkludert kan være billigere enn et til 499 med tillegg for hver funksjon dere faktisk trenger. Reflow koster 699,- per måned pluss 99,- per bruker, uten bindingstid.

Brukervennlighet avgjøres i felt

Systemet skal brukes av folk som jobber ute hos kunder, ofte med hansker på og dårlig tid. Hvis montøren må trykke seg gjennom fem skjermer for å starte en tidtaker, blir timene ikke registrert. Test alltid mobil-appen først – det er der systemet vinner eller taper.

Integrasjon med regnskap er ikke valgfritt

For en liten bedrift er dobbeltføring den dyreste luksusen som finnes. Velg et system som integrerer med regnskapet dere allerede bruker – Fiken, Tripletex eller Visma eAccounting er de vanligste i Norge. Da flyter kunder, fakturaer og betalinger automatisk, og dere slipper å punche det samme to ganger.

Prøv før dere kjøper

De fleste seriøse leverandører tilbyr gratis prøveperiode. Bruk den på ekte jobber, ikke på demojobber. Legg inn en reell kunde, en reell arbeidsordre og en reell faktura – og se hvor lang tid det faktisk tar. 30 dagers prøveperiode uten kortregistrering gjør det risikofritt å teste.

Oppsummert: sjekklisten

Skriv ned de tre største problemene – og sjekk at systemet løser dem.
Regn årspris med alle brukere og moduler, og sjekk bindingstid.
Test mobil-appen slik montøren faktisk bruker den.
Krev integrasjon med regnskapssystemet dere bruker.
Test med ekte data i prøveperioden før dere bestemmer dere.