Hva koster et arbeidsordresystem? Priser og hva du bør regne med

Prisen på et arbeidsordresystem varierer mye. Noen leverandører har en enkel pris per bruker på nettsiden, andre bygger prisen av grunnpakke, moduler og brukertyper, og noen oppgir ingen pris i det hele tatt før du har hatt et møte. Her går vi gjennom hvordan prismodellene fungerer, hva leverandørene faktisk oppgir, og hvilke kostnader det er lett å glemme.

Tre vanlige prismodeller

De fleste arbeidsordresystemer bruker en av disse modellene:

• Pris per bruker: Du betaler en fast sum per ansatt som bruker systemet. Enkelt å forstå, men kostnaden vokser raskt når du ansetter flere.
• Grunnpris pluss brukere: En fast månedspris for bedriften, med et lavere tillegg per bruker. Gir lavere kostnad per ansatt når teamet vokser.
• Grunnpakke og moduler: Du starter med en pakke og legger til moduler, integrasjoner og ulike brukertyper. Fleksibelt, men vanskeligere å sammenligne.

Hva leverandørene oppgir

Her er prisene leverandørene oppgir på egne nettsider. Alle prisene er per måned.

Reflow (norsk) har grunnpris pluss brukere. Reflow Basis koster 699 kroner per måned pluss 99 kroner per bruker, eksklusive mva., og inkluderer kunder, ordre, arbeidsordre, tilbud med e-signatur, kalender, sjekklister og filarkiv. Regnskapsintegrasjon mot Fiken, Tripletex eller Visma eAccounting koster 149 kroner per måned, og saksbehandling 199 kroner. Det er 30 dagers gratis prøveperiode og ingen bindingstid.

Mowin (svensk) oppgir 370 svenske kroner per bruker eksklusive mva., med alle funksjoner inkludert. Integrasjon mot grossist og mot regnskap koster 25 svenske kroner per bruker hver.

Coredination (svensk) har tre abonnementer: Start til 290, Arbetsorder til 375 og Plus til 519 svenske kroner per bruker. Leverandøren oppgir ingen bindingstid og ingen installasjonsavgift.

Fieldly (svensk) oppgir priser i svenske kroner per bruker ved årlig betaling: Go 219 kroner med minimum to brukere, Pro 439 kroner med minimum tre brukere og Unlimited 699 kroner med minimum ti brukere. Kvartalsvis betaling koster om lag 25 prosent mer.

Microbizz (dansk) bygger prisen av grunnpakke, fulle brukere og app-brukere. Business-pakken starter på 3 495 danske kroner med to fulle brukere og to app-brukere, og Enterprise på 9 550 danske kroner med fem fulle brukere. I tillegg kommer en engangsavgift for oppstart.

SpeedyCraft fra Devinco og PowerCatch fra Embriq publiserer ikke priser. Begge er modul- eller integrasjonsbaserte løsninger, og prisen avtales direkte med leverandøren.

Et regneeksempel

Slik blir månedsprisen for en bedrift med fem brukere, basert på prisene over:

• Reflow Basis: 699 + 5 × 99 = 1 194 kroner
• Reflow Basis med regnskapsintegrasjon: 1 343 kroner
• Coredination Arbetsorder: 5 × 375 = 1 875 svenske kroner
• Mowin med regnskapsintegrasjon: 5 × 395 = 1 975 svenske kroner
• Fieldly Pro, årlig betaling: 5 × 439 = 2 195 svenske kroner

Med ti brukere blir forskjellen større. Reflow Basis koster da 1 689 kroner, mens en ren pris per bruker på 375 kroner gir 3 750 kroner. Modellen med grunnpris pluss et lavt brukertillegg lønner seg altså mer jo flere ansatte du har.

Husk at pakkene ikke inneholder nøyaktig det samme. Noen har mobilapp med offline-støtte, andre har ressursplanlegging eller GPS. Sammenlign prisen for de funksjonene du faktisk trenger.

Kostnader det er lett å glemme

Månedsprisen er sjelden hele regningen. Sjekk dette før du skriver under:

• Oppstart og opplæring: Noen tar en engangsavgift for oppsett, import av data eller kurs.
• Integrasjoner: Kobling mot regnskap, grossist eller lønn koster ofte ekstra, enten som fast tillegg eller per bruker.
• Minimum antall brukere: Flere pakker krever et minimum, slik at du betaler for brukere du ikke har.
• Bindingstid og betalingsform: Årlig forskuddsbetaling gir ofte rabatt, men binder deg. Månedlig betaling uten binding gir mer fleksibilitet.
• Valuta: Svenske og danske leverandører oppgir ofte priser i egen valuta. Spør om norsk pris og om prisen kan endres med valutakursen.
• Brukertyper: Skiller leverandøren mellom kontorbrukere og feltbrukere, kan det lønne seg, men det gjør også prisen vanskeligere å forutsi.

Hva får du igjen?

Et arbeidsordresystem betaler seg som regel gjennom tid spart på administrasjon og færre timer og materialer som aldri blir fakturert. Et enkelt regnestykke: Hvis hver montør glemmer å fakturere én time i uka, taper en bedrift med fem montører fort mer enn systemet koster.

Gevinsten er størst når hele løpet henger sammen. Kan tilbudet bli til ordre, ordren til arbeidsordre og arbeidsordren til faktura uten at noe tastes inn på nytt, sparer du både tid og feil.

Slik sammenligner du priser

1. Skriv ned hvor mange som skal bruke systemet, og hvem som jobber på kontoret og i felt.
2. List opp funksjonene du må ha, som tilbud, timer, sjekklister, mobilapp eller abonnementsfakturering.
3. Regn ut månedsprisen for hver kandidat med de modulene og integrasjonene du trenger.
4. Spør om oppstartskostnader, bindingstid og prisendringer.
5. Bruk prøveperioden aktivt med en ekte jobb fra start til faktura.

Oppsummering

En liten håndverks- eller servicebedrift kan få et fullverdig arbeidsordresystem for godt under 2 000 kroner i måneden. Systemer med fast pris per bruker er enkle å forstå, mens modeller med grunnpris og lavt brukertillegg som regel blir rimeligere når teamet vokser. Større modulplattformer gir mer planlegging og rapportering, men koster også mer.

Vil du ha tilbud, ordre, arbeidsordre og faktura samlet i ett norsk system med åpen pris, er Reflow et godt sted å starte. Trenger du først og fremst en mobilapp for montørene, er Mowin, Fieldly og Coredination verdt å se på. Se alle alternativene i oversikten over arbeidsordresystemer, og les sammenligningene våre før du bestemmer deg.