Tilbudssystem for håndverkere: slik velger du riktig

Tilbudet er ofte det første kunden ser av bedriften din, og det avgjør om du får jobben. Likevel lages mange tilbud fortsatt i Word eller Excel på kvelden, med priser som er kopiert fra en gammel prisliste. Et tilbudssystem kan gjøre jobben raskere, mer presis og enklere å følge opp. Her er det du bør se etter, og hvilke typer systemer som finnes.

Hva skal et tilbudssystem løse?

For en håndverksbedrift handler tilbud om tre ting: å regne riktig, å sende raskt og å få et klart ja fra kunden. Et godt system hjelper deg med alle tre:

• Riktig pris: Oppdaterte materialpriser, faste timepriser og påslag, slik at du ikke taper penger på jobben.
• Rask levering: Maler og ferdige pakker gjør at du kan sende tilbudet mens du fortsatt er på befaring.
• Tydelig aksept: Digital signering gir dokumentasjon på hva kunden har sagt ja til, og når.

Tre typer tilbudssystemer

Systemene som kalles tilbudssystem, er ganske forskjellige. Det er nyttig å skille mellom tre typer.

Rene tilbudsverktøy for håndverkere

Dette er verktøy laget bare for tilbudsfasen. Kobbr er et eksempel, laget av elektrikere for elektrikere. Kobbr henter oppdaterte priser fra grossistene, viser intern kostnad, dekningsgrad og dekningsbidrag for hver post, og sender tilbudet som en egen nettside med bedriftens logo og farger. Kunden kan velge mellom alternativer og akseptere digitalt, og du ser når tilbudet er åpnet.

Fordelen er et verktøy som er spisset for salg. Ulempen er at du trenger et annet system for ordre, timer og faktura etterpå.

Generelle salgsplattformer

GetAccept og lignende plattformer er laget for B2B-salgsteam. De har tilbud, e-signatur, kontraktshåndtering og digitale salgsrom, og kobles til CRM-systemer som HubSpot, Pipedrive og SuperOffice. De er sterke på profesjonelle dokumenter og sporing, men mangler grossistpriser, timer og arbeidsordre. For de fleste håndverkere blir dette for mye salgsplattform og for lite fagsystem.

Arbeidsordresystemer med tilbudsmodul

Mange arbeidsordresystemer har innebygd tilbud med digital signering. Reflow lar deg lage tilbud fra produktkatalogen, få det signert med e-signatur og føre det videre til ordre og arbeidsordre i samme system. Reflow støtter også prisfiler fra grossister med EL-nummer, og fakturaen går videre til Fiken, Tripletex eller Visma eAccounting.

Fieldly, Microbizz og Coredination har også tilbud med digital signering. Hos Fieldly og Microbizz kan et akseptert tilbud gjøres om til arbeidsordre, oppgave eller prosjekt. Fordelen med denne typen er at hele løpet fra tilbud til faktura henger sammen.

Dette bør du se etter

Oppdaterte materialpriser

Kopierte priser fra fjorårets prisliste er en vanlig årsak til at jobber går med tap. Se etter systemer som henter priser fra grossist eller lar deg importere prisfiler, for eksempel via EFObasen eller grossistenes egne filer med EL-nummer.

Kontroll på marginen

Du bør kunne se hva jobben koster deg, ikke bare hva kunden betaler. Dekningsgrad per post og for hele tilbudet gjør det lettere å se om prisen er god nok før du sender.

Maler og pakker

De fleste håndverkere gjør mange like jobber. Ferdige pakker for typiske oppdrag, som et nytt sikringsskap eller et bad, sparer mye tid og gir mer like tilbud.

Digital signering

En signert aksept er bedre dokumentasjon enn en e-post med «ok». Sjekk hvordan kunden signerer, og om signaturen lagres sammen med tilbudet. Selger du til privatpersoner, bør systemet også hjelpe deg med angreretten, slik at du har dokumentert at kunden er informert.

Fra tilbud til ordre og faktura

Spør hva som skjer når kunden har sagt ja. Blir tilbudet automatisk til ordre og arbeidsordre? Følger materiallisten med? Kommer fakturaen til regnskapet uten dobbeltføring? Jo færre ganger du taster det samme, jo færre feil.

Mobil og befaring

Kan du lage og sende tilbudet fra mobil eller nettbrett mens du står hos kunden? For mange er det den største tidsbesparelsen.

Pris og binding

Sjekk prismodellen. Noen tar betalt per bruker, andre har en fast grunnpris. Reflow Basis koster 699 kroner per måned pluss 99 kroner per bruker, med tilbud, ordre og arbeidsordre inkludert. GetAccept starter på 25 dollar per bruker for e-signatur og har 12 måneders avtaleperiode. Kobbr oppgir ikke pris på nettsiden. Spør alltid om bindingstid og oppstartskostnader.

Ett system eller to?

Det viktigste valget er om du vil ha et eget tilbudsverktøy eller et system som også håndterer resten av jobben.

Velg et eget tilbudsverktøy hvis du allerede har et system for ordre og faktura som fungerer godt, og bare mangler et bedre tilbud. Sjekk at verktøyet integrerer med det du har.

Velg et system med tilbud, ordre og faktura samlet hvis du i dag bruker flere verktøy, taster inn det samme flere ganger, eller mister oversikten mellom tilbud og ferdig jobb.

Slik kommer du i gang

1. Finn frem tre til fem tilbud du har sendt nylig, og bruk dem som testcaser.
2. Lag de samme tilbudene i to eller tre systemer i prøveperioden.
3. Mål hvor lang tid det tar, og om prisene og marginen blir riktige.
4. Send et testtilbud til deg selv og se hvordan det oppleves som kunde.
5. Følg ett tilbud helt til faktura, hvis systemet støtter det.

Oppsummering

Et godt tilbudssystem gir riktigere priser, raskere tilbud og tydeligere aksept fra kunden. Elektrikere som bare vil ha et skarpt salgsverktøy, kan se på Kobbr. B2B-salgsteam med CRM er bedre tjent med en plattform som GetAccept. Vil du ha tilbud, ordre, arbeidsordre og faktura i samme system, er Reflow et naturlig førstevalg for små og mellomstore bedrifter, mens Fieldly, Microbizz og Coredination er alternativer med egne mobilapper for feltarbeidere. Se hele oversikten over tilbudssystemer i katalogen.